3の理由書は、2の車検証を紛失、盗難により返納できない場合に必要となります。

5、6の書類は、車検証再発行当日に用意すれば結構です。
1の委任状は、使用者本人が申請を行う場合には省略することができます。但し、6の申請書に認印の押印（署名でも可）が必要となります。
3の理由書は、2の車検証を紛失、盗難により返納できない場合に必要となります。しかし、使用者本人が申請を行う場合は、6の申請書に同内容を記入しますので、理由書を省略することができます。
4の身分証明書は、窓口で申請を行われる方の運転免許証、健康保険証、パスポートなどが必要となります。